La estructura organizativa de una empresa o institución es la forma concreta en que se identifica, distribuye y asigna el trabajo entre los componentes de la misma, así como la forma en que se coordina y controla su ejecución, con el fin de alcanzar la misión y visión común de la organización.
A través de la estructura organizacional la empresa o institución concreta los objetivos estratégicos, define los niveles jerárquicos (organización más o menos plana), el grado de centralización/descentralización de las decisiones, la distribución de responsabilidades en la estructura de puestos, roles o equipos, y los mecanismos de interrelación y/o coordinación entre áreas, departamentos, equipos, puestos y roles de la misma, así como su número y nomenclatura.
Todas las organizaciones tienen una estructura. Si no está identificada formalmente, simplemente aparecerá una organización informal, tejida a base de relaciones interpersonales. Los problemas de no explicitar, formalizar ni gestionar la estructura son los personalismos y como consecuencia, la concentración de poder o falta de delegación, la centralización de decisiones y la creación de silos, y en consecuencia múltiples problemáticas como burocracia, falta cooperación, errores calidad, deficiente servicio al cliente, etc., consecuencia de que los lideres informales van cada uno a la suya.
Para analizar o diseñar la estructura organizativa es necesario diferenciar las personas de los puestos, roles y/o equipos. La estructura va de responsabilidades, funciones y actividades y se diseña en función de la finalidad o misión de la organización, centrándose en los requerimientos del negocio o actividad, identificando la cadena de valor, y proyectando a futuro cual es la mejor forma de organizar el trabajo para alcanzarla. También se analizan y diseñan las áreas funcionales (introduciendo aspectos nuevos como Innovación, Responsabilidad Social, redes sociales, data analist, etc.) y se optimizan los procesos fundamentales para garantizar la eficiencia y evitar las duplicidades y los costes que implican.
La estructura organizativa aporta a las personas claridad sobre lo que se espera de ellas y define cómo pueden contribuir, empoderandolas para ello. También determina los estándares o niveles de exigencia que se solicitan para la realización del trabajo, y para implementar la mejora continua. Permite diseñar “cómo” han de ser las contribuciones de las áreas, unidades, equipos, puestos y roles. Propone el nivel de autonomía y delegación necesaria en la organización, y permite pensar y definir la gestión del desempeño que se requiere.
En 2018 el Word Econòmic Forum o foro de Davos proponía que las empresas e instituciones potenciaran el desarrollo de personas por la cantidad de puestos, roles y equipos que quedaban por cubrir, debido a la incorporación exponencial de nuevas tecnologías a las organizaciones y proponía los terminos de Reskilling y Upskilling. En 2021 con el teletrabajo, la digitalización, la necesidad de innovación, la Inteligencia artificial, las medidas de respeto al medio ambiente, el big data, etc. la brecha entre lo que necesitan las organizaciones y la contribución de las personas es aún mayor.
Los términos Reskilling (actualizar los conocimientos y habilidades para desarrollar el puesto de trabajo de acuerdo a las nuevas exigencias y tecnología), y Upskilling (adquirir nuevas habilidades para desarrollar otros puestos distintos del actual), adquieren todo su significado al vincularlos a la estructura organizativa. Para un Reskilling y Upskilling efectivo, primero hay que diseñar los nuevos puestos, roles y equipos, y despues formar a las personas.
Cuando los cambios vam más alla de los puestos o roles, se habla de cambio cultural o de mindset (mentalidad). La cultura es el conjunto de normas, valores, creencias, formas de actuar, pensar y sentir que comparten los miembros de una organización. Como puede advertirse, la cultura y la estructura organizativa de las empresas e instituciones están íntimamente conectadas, siendo dos caras de una misma moneda.
Cualquier cambio cultural o de mentalidad es mucho más rápido y efectivo si se modifica la estructura de responsabilidades, puestos, roles o equipos, ya que obliga a las personas a abandonar su zona de confort, deja obsoleta la organización informal, en la que suele residir la resistencia al cambio. Las organizaciones más dinámicas fomentan que las personas cambien de puesto, de responsabilidad o rol, e incluso de área funcional, para fomentar su desarrollo profesional y personal, accediendo a nuevos foros de decisión y asumiendo la gestión de las personas a cargo, delegando en ellas y preocupándose asimismo de su desarrollo y formación. El desarrollo personal pasa por el desarrollo de los colaboradores, confiar en ellos y unir esfuerzos en alcanzar los objetivos individuales, que se incorporan a la finalidad de la organización.
En el polo opuesto están las empresas que solo gestionan las individualidades al margen de la estructura. Su actuación, por ejemplo, cuando se desea retener un empleado descontento, pasa por cambiar su tarjeta de visita, (por ejemplo, de técnico a manager), evidentemente sin tocar el salario, ni cambiar las funciones, ni los foros a los que asiste o las decisiones que pueda tomar. Evidentemente esta solución tiene poco recorrido y en poco tiempo el empleado volverá a estar descontento. Pero cuando esta “salida hacia adelante” es aplicada a otros empleados descontentos, se destruye la equidad interna, se elimina la coherencia y justicia en la gestión de personas, lo que empeora el clima laboral, la cooperación, la dedicación y el orgullo de pertencia, y termina dañando la eficiencia y rentabilidad de la organización.
Para startups ó microempresas el análisis y desarrollo de su estructura organizativa pasa por analizar el talento interno y decidir alianzas estratégicas externas, y valorar que tipo de estrategia aporta más valor. El planteamiento debe ser amplio, clarificar la situación actual, plantearse que necesita la organización para alcanzar sus objetivos, y decidir cómo (nuevos socios, alianzas, nuevos empleados, etc.) se incorpora lo les falta. La estructura organizativa concreta el modelo de negocio, que contempla las alianzas estratégicas.
A partir de 10-15 personas las organizaciones ya tienen una estructura propia que funciona, pero se necesita optimizarla y completarla para evitar cuellos de botella de crecimiento, así como tutelarla a lo largo del tiempo. Para empresas de más de 50 personas, es imprescindible explicitar, diseñar e implantar una estructura organizativa específica y adaptada a la actividad o negocio, que sea lo más transparente posible y flexible en el tiempo (revisable y adaptable), por la que se desarrollen las personas.
Toda estructura organizativa está en continua evolución, por lo que ha de actualizarse formalmente por lo menos una vez al año, y posicionar a las personas en la misma según su aportación, mediante análisis de adecuación persona-puesto, rol o equipo. La aportación de las personas ha de ser reconocida explicitamente, y retribuida e incentivada para fomentarla. El beneficio empresa-empleado debe ser mutuo y compartido.
En definitiva, la estructura organizativa es un elemento imprescindible para la gestión de personas, que da coherencia a la aportación/contribución de las personas, la responsabilidad efectivamente asumida, determina la retribución, el desarrollo profesional y la gestión del desempeño. Es la base para cambiar la cultura o mentalidad de la organización, y es fundamental para incoporar o desarrollar el talento que la organización necesita, aplicando políticas de reskilling y upskilling.
Best management te acompaña en definir y diseñar la estructura organizativa que mejor se adapte a tu actividad o negocio, para alzanzar la misión y en gestionar a las personas de acuerdo a la misma, así como en revisarla y actualizarla cada ejercicio, para que las personas "circulen" por ella y aporten lo mejor de sí mismas a tu organización.
